Guía definitiva del sistema de gestión del conocimiento

El conocimiento es poder y poder aplicarlo de manera eficiente es esencial para todas las empresas. Sin embargo, los trabajadores del conocimiento pasan horas todos los días simplemente buscando y fusionando información. Incluso entonces, a menudo pueden fallar en encontrar la información que necesitan.

La falta de prácticas para compartir conocimientos puede ser costosa. La investigación de IDC mostró que las compañías Fortune 500 eran perdiendo un estimado de $ 31.5 mil millones al año a través de malas prácticas de intercambio.

Cuando las empresas luchan por encontrar la información que necesitan, tiene un impacto negativo considerable en la productividad. Entonces, ¿cómo se cierra la brecha de conocimiento y se mejoran las prácticas de intercambio? Aquí es donde entra en juego un Sistema de Gestión del Conocimiento (KMS).

¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento?

Techopedia define un sistema de gestión del conocimiento como:

“Un sistema para aplicar y utilizar los principios de gestión del conocimiento. Estos incluyen objetivos basados ​​en datos en torno a la productividad empresarial, un modelo empresarial competitivo, análisis de inteligencia empresarial y más ".

¿Por qué utilizar un sistema de gestión del conocimiento?

Las compañías de alto perfil como el Banco Mundial, Dow Jones, Ford y Pratt & Whitney usan un Sistema de Gestión del Conocimiento, pero ¿por qué querría presentar uno a su organización?

Hay múltiples beneficios en el uso de un KMS. Éstos incluyen:

  • Mejor colaboración
  • Mejor capacitación y satisfacción del cliente.
  • Productividad mejorada
  • Una toma de decisiones más rápida
  • Normalización

Como sabe, todos estos factores pueden contribuir al resultado final de su empresa y hacer que su negocio sea más organizado y productivo en general.

Diferentes tipos de sistemas de gestión del conocimiento

Incluso si no se da cuenta, probablemente ya esté familiarizado con un KMS. Por ejemplo, si trabaja en una organización grande, puede usar un sistema de Intranet. Otros tipos de KMS incluyen:

  • El contenido de marketing
  • Inteligencia de Negocio
  • Sistemas de groupware
  • Proyecto para compartir instalaciones

¿Cuáles son las características de un buen sistema de gestión del conocimiento?

Las características de un KMS variarán de una marca a otra, pero hay algunas características básicas que debe buscar:

  • Facilidad de uso ─ un KMS que es intuitivo y ordenado permitirá una fácil navegación
  • Flexibilidad y adaptabilidad ─ a medida que su negocio crezca, las estrategias cambien y se incorpore nuevo personal, querrá un sistema que sea adaptable y flexible
  • Personalización ─ asegúrese de que el sistema sea personalizable para satisfacer las diversas necesidades y preferencias del personal

Algunas características comunes más específicas de un Sistema de Gestión del Conocimiento incluyen:

  • Un repositorio central para almacenar documentos y carpetas.
  • Protección de datos y recuperación de datos.
  • Gestión de documentos, importación y edición de HTML.
  • Opciones de cifrado
  • Priorizar solicitudes
  • Cree una base de búsqueda para obtener información de fácil acceso.
  • Suscripciones
  • Bloques de conocimiento
  • Analytics
  • Investigación personalizada
  • Facilidad de búsqueda
  • sección de preguntas frecuentes

La lista anterior no es exhaustiva ya que las características varían con cada tipo de KMS. Independientemente del tipo de sistema KMS que elija, asegúrese de que sea coherente con su estrategia y las necesidades de su empresa.

Conclusión

Encontrar respuestas y verificar datos son tareas que requieren mucho tiempo y que pueden ser costosas en términos de productividad y eficiencia.

Sin embargo, un buen Sistema de Gestión del Conocimiento ofrece respuestas a este problema al proporcionar una ubicación central para priorizar las solicitudes, acceder a la información y encontrar respuestas.

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