Si está buscando mejorar el rendimiento de su sitio web y ha comenzado a hacer un poco de investigación inicial, probablemente se haya encontrado con algunas preguntas. Uno de ellos probablemente sea "¿qué es la automatización de formularios? ¿La necesito para mi negocio?" En su configuración más simple, la automatización de formularios toma la información que una vez completó en una hoja de papel y la completa electrónicamente. En sus versiones más avanzadas, la automatización de formularios utiliza la información recopilada para promover otros objetivos comerciales.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo la automatización de formularios puede ayudar a una empresa que busca crecer.

Digamos que es un agente de seguros:

  1. Un cliente llama a su oficina para solicitar una cotización.
  2. Envía formularios por correo electrónico o por correo postal. El cliente los imprime, completa la información y los escanea en la computadora para enviarlos por correo electrónico, los envía por fax o los devuelve por correo postal. Los archivos adjuntos se agregan al correo electrónico, se envían por fax o con los formularios por correo postal.
  3. Su oficina obtiene la información, ingresa números en su sistema de cotización y, finalmente, obtiene una cotización para el cliente.

La ineficiencia parece obvia, ¿verdad? En cambio, esos tres pasos podrían simplificarse para:

  1. Su cliente llama y le da un enlace y contraseña a un formulario web. Mejor aún, el cliente encuentra su sitio web y hace clic en "obtener una cotización", lo que lo conecta directamente al formulario.
  2. El cliente completa el formulario, incluidas las firmas electrónicas, y adjunta archivos e imágenes digitales relevantes.
  3. Se le notifica electrónicamente del nuevo cliente y ahora tiene toda la información que necesita para proporcionar una cotización de forma automática y rápida.

En lugar de tomar días para obtener una cotización, su cliente tiene una en cuestión de horas.

Este escenario simple explica los conceptos básicos de la automatización de formularios, pero hay mucho más que solo formularios en línea. Siga leyendo para saber qué más automatización de formularios Puedo ofrecer.

Enfoques de automatización de formularios

Antes de profundizar en todos los detalles jugosos, considere que la automatización de formularios puede adoptar dos enfoques.

  1. Enfoque de principios se refiere a los tipos de formularios: solicitudes, contratos, encuestas, establecimiento de citas y mucho más.
  2. Enfoque de práctica se refiere a las herramientas de software que automatizan los formularios.

Para aprovechar al máximo la automatización de formularios, deberá utilizar ambos enfoques. La creación de formularios y la recopilación de datos es un gran comienzo, pero integrarlo con el resto de su plan de operaciones es la clave para diseñar una estrategia verdaderamente completa.

La automatización de formularios es solo una forma de incorporar la automatización de marketing y CRM (gestión de relaciones con el cliente) la automatización en su estrategia comercial, pero es fundamental. La automatización de formularios le permite recopilar todos los datos que necesita para un sistema de automatización general exitoso.

Ventajas de la automatización de formularios

Las razones por las que puede querer automatizar formularios pueden parecer sencillas según los ejemplos anteriores, pero describámoslas por si acaso:

  • Elimina el desperdicio y la ineficiencia. Los empleados pueden concentrarse en tareas más importantes cuando no tienen que lidiar con la repetición del trabajo, la espera del correo y las preguntas de ida y vuelta que surgen de la información que su cliente proporcionó en papel.
  • Los formularios en línea se pueden modificar con frecuencia y rapidez. Los formularios en papel deben actualizarse e imprimirse, lo que lleva tiempo. Puede cambiar los formularios electrónicos a diario según la información que necesite.
  • Puede personalizar formularios y agregar preguntas inteligentes basadas en respuestas anteriores.
  • Los formularios se pueden completar y compartir inmediatamente en toda su oficina, lo que agiliza el flujo de trabajo. Puede vincular formularios a su CRM.
  • Los campos se pueden buscar: busque todos los clientes en Denver, por ejemplo. O filtra a los clientes por cumpleaños para enviarles un saludo.
  • Los datos recopilados se pueden convertir en informes que le ayudarán a analizar su base de clientes y desarrollar estrategias de marketing.

Cómo comenzar con la automatización de formularios

Si es una empresa más nueva, podría tener sentido incorporar la automatización de formularios de inmediato, comenzando con conceptos básicos como la configuración de citas o formularios de registro.

Los clientes que visitan su sitio web pueden hacer clic en un botón que abre su formulario. Una vez que lo completan y presionan enviar, se convierten inmediatamente en parte de su sistema.

Las notificaciones alertan a los empleados que se ocupan de ese aspecto de las relaciones con los clientes. Desde allí, puede hacer horarios, agregar clientes a las listas de correo y alertarlos sobre las ventas.

Si su empresa está pasando de un sistema basado en papel, definitivamente comience a automatizar formularios para nuevos clientes y redacte un plan concreto para transferir sus archivos antiguos al sistema. Los escáneres y el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pueden ayudarlo a trabajar sistemáticamente en esos archivos antiguos.

Escanear las copias a un lugar digital proporciona un sistema de respaldo en caso de que sus archivos originales estén dañados (de todos modos, el papel y la tinta no duran para siempre). La tecnología OCR es bastante precisa e incluso está disponible para uso doméstico. Tener archivos digitales y la capacidad de extraer información de ellos crea opciones.

¿Qué es el software de automatización de formularios?

Existe una gran diferencia entre simplemente tener un formulario disponible en línea y tener uno que sea capaz de automatizarse. La verdadera belleza de la automatización de formularios radica en cómo puede utilizar la información a su favor.

El propietario de una empresa puede crear un formulario en Microsoft Excel y hacer que sus clientes lo completen, por ejemplo. Luego, pueden hacer referencia a sus formularios la próxima vez que hablen con ellos, por lo que, técnicamente, su formulario está automatizado.

Pero para aprovechar al máximo esta tecnología, desea extraer información de estos formularios y utilizarla para expandir su negocio y brindar una atención al cliente ejemplar.

Esos datos pueden ayudarlo a comunicarse mejor con los clientes, detectar tendencias, realizar ventas cruzadas y anticipar sus necesidades comerciales.

Qué buscar en el software de automatización de formularios

Su tipo de negocio y sus objetivos dictan lo que desea buscar en software de automatización de formularios. Considera lo siguiente:

Formas personalizables

Las formas inteligentes, como se mencionó anteriormente, son extremadamente versátiles. Incorporan preguntas que se basan en respuestas anteriores. Las respuestas de sí o no generan preguntas específicas y dirigen a los clientes en consecuencia.

Poder cambiar el contenido de forma rápida y sencilla te da la flexibilidad de adaptarte a la temporada o tendencia. La personalización de formularios para conjuntos específicos de datos demográficos lo ayuda a ubicarse en su mercado objetivo.

Si el software tiene un conjunto de plantillas, no necesitará comenzar desde cero. Elija y elija la información que necesita y las preguntas que desea hacer.

Mueva las preguntas hasta que el orden tenga sentido y vuelva a redactarlas como mejor le parezca. La flexibilidad es fundamental aquí.

Nuestro ejemplo de seguro anterior se benefició de la opción de adjuntar imágenes. También se pueden adjuntar audio y video.

Compartir seguro

El software de automatización de formularios debe brindar tranquilidad a los clientes al proteger su información de los piratas informáticos. Es fundamental que el software transfiera información confidencial de forma segura a través de Internet.

Cloud Storage

El almacenamiento en la nube elimina una oficina llena de archivadores abarrotados. Asegúrese de que proporcione un acceso rápido y fácil y una copia de seguridad segura en caso de falla.

Los sistemas en la nube pueden ofrecer la opción de trabajar sin conexión y cargar información en la nube cuando esté listo. Determina si al menos puedes acceder a tus datos sin conexión.

Firmas electrónicas

Si crea contratos con personas de todo el país, una función de firma electrónica es imprescindible. Es un importante ahorro de tiempo.

Integramos

Este aspecto llevará su negocio al siguiente nivel. Desea tener la capacidad de hacer que los datos de su formulario funcionen con otras partes de su negocio.

Los sistemas de automatización de marketing y CRM utilizan los datos recopilados para comunicarse con los clientes en varios puntos gatillo. Los formularios son una excelente manera de conocer mejor a sus clientes.

Utilice los datos para enviar boletines informativos o formularios, activar su fuerza de ventas para realizar un seguimiento, ver qué les interesa a sus clientes y más. Piense bien en las preguntas que hace a sus clientes porque sus respuestas pueden proporcionar información valiosa.

¿Listo para incorporar la automatización de formularios?

Ahora que tiene el resumen de la automatización de formularios, está listo para explorar formas específicas en las que puede beneficiar a su empresa.

La solución perfecta para su negocio va más allá de salvar árboles. Elimina las tareas de la silla giratoria y le ahorra tiempo y dinero. Los clientes esperan una forma eficiente y ágil de interactuar.

La automatización de formularios es un medio para lograr ese objetivo. Forms desarrollará su base de clientes, se vinculará con sus sistemas de automatización de marketing y CRM y le brindará infinitas posibilidades creativas para brindar el mejor servicio a sus clientes.

Primero eche un vistazo al sitio web de la página opciones de automatización de formularios disponible con SharpSpring, o contactar a nosotros para obtener más información hoy.

AUTOR
Harryson Pointdujour